Sắp tốt nghiệp là giai đoạn bạn phải "chạy song song" nhiều thứ: tạo CV xin việc, chuẩn bị portfolio và bắt đầu ứng tuyển thực tập/fresher.

Trong phần lớn các trường hợp, email xin việc chính là "lời chào đầu tiên" mà nhà tuyển dụng nhìn thấy trước cả CV, nên viết đúng sẽ giúp bạn nổi bật hơn dù kinh nghiệm chưa nhiều.

Bài viết này hướng dẫn cách viết email xin việc dành cho sinh viên sắp ra trường theo công thức dễ áp dụng, kèm mẫu tiếng Việt và tiếng Anh, kèm checklist tránh lỗi để tăng khả năng được phản hồi. Cùng đón đọc nhé!

1. Lưu ý gì trước khi gửi email xin việc?

1.1 Xác định đúng vị trí ứng tuyển và người nhận

Trước khi viết email, bạn cần xác định rõ mình đang ứng tuyển vị trí gì, vì nội dung email xin việc nên xoay quanh đúng yêu cầu của công việc đó.

Nếu tin tuyển dụng có nhắc đến email của nhân sự HR hay Hiring Manager, thì hãy gửi đúng tới địa chỉ này và ưu tiên tên người nhận (nếu có) để tạo cảm giác cá nhân hóa. Trong trường hợp bạn chỉ có email chung của công ty, hãy ghi "Dear Hiring Team" hoặc "Kính gửi Phòng Nhân sự".

Bạn cũng nên kiểm tra kỹ công ty đang tuyển ở địa điểm nào, yêu cầu ngôn ngữ ra sao để chọn viết email xin việc tiếng Anh hay tiếng Việt.

1.2 Chuẩn bị CV/portfolio và đặt tên file chuyên nghiệp

Email xin việc chỉ thuyết phục khi bạn đính kèm đúng file và file đó có thể mở được, đọc được, không lỗi font.

Bạn nên xuất file CV dưới dạng PDF để tránh lệch bố cục khi phía HR mở trên thiết bị khác. Tên file nên theo format rõ ràng: CV_HoTen_ViTri.pdf (ví dụ: CV_NguyenMinhAnh_MarketingIntern.pdf) để HR tải về là nhận diện được ngay.

Nếu có portfolio, bạn có thể đính kèm link (Cake/Notion/Drive) hoặc một file PDF ngắn tùy ngành, nhưng tránh gửi quá nhiều file gây rối. Cuối cùng, hãy mở thử file trên điện thoại và máy tính để chắc chắn không lỗi trước khi gửi nhé!

1.3 Kiểm tra "3 điểm bắt buộc" để email không bị bỏ qua

Trước khi gửi email xin việc, hãy kiểm tra tổng quát 3 điều sau:

• Tiêu đề email rõ ràng.

• Nội dung ngắn gọn nhưng vẫn có đầy đủ thông tin.

• Chữ ký email chuyên nghiệp.

Tiêu đề mơ hồ nhue "CV" hoặc "Ứng tuyển" khiến email dễ bị trôi giữa hàng chục email khác. Còn nội dung email quá dài dễ làm người đọc lướt qua, nhất là khi HR chỉ cần biết bạn ứng tuyển vị trí nào và điểm mạnh liên quan.

Cuối cùng, chữ ký email tuy là một yếu tố nhỏ nhưng thể hiện được sự chuyên nghiệp và chỉn chu của bạn đấy!

2. Cách viết email xin việc theo công thức 6 phần

2.1 Tiêu đề email

Đây là một yếu tố quan trọng quyết định email của bạn có được mở hay không, nên hãy viết đơn giản và chuẩn chỉnh.

Format tiêu đề email xin việc:

• Tiếng Việt: Ứng tuyển [Vị trí] - Họ tên

• Tiếng Anh: Application for [Position] - Full Name

2.2 Nội dung chính

Email xin việc cho sinh viên nên ngắn gọn vì bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong nghề, nhưng vẫn cần có ít nhất 1-2 bằng chứng để nhà tuyển dụng thấy được tiềm năng của bạn.

Bạn có thể viết theo 3 đoạn nhỏ: (1) giới thiệu + vị trí ứng tuyển, (2) 1-2 điểm phù hợp kèm dự án và kết quả, (3) giải thích về file đính kèm + lời cảm ơn.

Lưu ý rằng, hãy dùng câu từ cụ thể như "Em từng viết 15 bài cho fanpage CLB và phụ trách việc theo dõi tương tác hàng tuần".

Nếu bạn chưa có thành tích ấn tượng, có thể dùng những số liệu về khối lượng công việc như số bài viết đã hoàn thành, số sự kiện tham gia tổ chức, số doanh nghiệp đã liên hệ...

2.3 Phần kết

Trong phần này, bạn hãy nên ghi rõ đã đính kèm những tài liệu gì (CV, portfolio, work sample...)

Cũng đừng quên lời cảm ơn trịnh trọng tới nhà tuyển dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân nhé!

Nếu bạn gửi email xin việc bằng tiếng Anh, hãy dùng chữ ký đơn giản như sau:

• Best regards,

• Kind regards,

• Regards,

3. 3 mẫu email xin việc cho sinh viên sắp ra trường

3.1 Mẫu email xin việc tiếng Việt
"Chào anh/chị [Tên/Phòng Nhân sự],
Em là [Họ tên], sinh viên năm cuối ngành [Ngành] tại [Trường]. Em viết email này để ứng tuyển vị trí [Vị trí] tại [Công ty], em có đọc được tin tuyển dụng trên [Nguồn].
Em đã có một vài trải nghiệm liên quan qua việc tham gia [dự án/CLB/part-time], trong đó em đảm nhiệm [mô tả 1 việc chính] và đạt được [kết quả/đầu ra cụ thể]. Em cũng sử dụng thành thạo [tool], có [kỹ năng mềm] tốt và mong muốn được học hỏi, phát triển sâu hơn ở mảng [lĩnh vực công việc].
Em có đính kèm CV và [portfolio/link nếu có] để anh/chị tham khảo. Em rất mong có cơ hội trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.
Em cảm ơn anh/chị và chúc anh/chị một ngày tốt lành.
Trân trọng,
[Họ tên] | [SĐT] | [LinkedIn/Portfolio]"

Lưu ý:

Bạn có thể dùng mẫu dưới đây và thay các phần trong ngoặc vuông theo thông tin của bạn. Email xin việc này phù hợp để ứng tuyển vị trí intern hoặc fresher.

Hãy nhớ thêm 1-2 chi tiết dự án, hoạt động thật để email có sức thuyết phục nhé! Nếu bạn có portfolio, cũng có thể chèn link ngay trong email để nhà tuyển dụng có thể bấm xem nhanh.

3.2 Mẫu email xin việc tiếng Anh
"Hi [Hiring Manager's Name] / Dear Hiring Team,
My name is [Full Name], and I'm a final-year student majoring in [Major] at [University]. I'm writing to apply for the [Job Title] position at [Company], which I found on [Source].
In [project/club/part-time], I [action] and delivered [result/deliverable]. I'm familiar with [tools/skills] and I'm excited to contribute to [team goal/relevant area].
I've attached my CV and [portfolio/other document]. I would appreciate the opportunity to discuss how I can support your team.
Thank you for your time and consideration.
Best regards,
[Full Name] | [Phone] | [LinkedIn/Portfolio]"

Lưu ý:

Email xin việc tiếng Anh cho sinh viên thường có nhiều câu quá sáo rỗng như "I am a highly motivated..." hay văn mẫu rập khuôn như "I believe I can contribute a lot".

Hãy viết ngắn gọn và quan trọng nhất là thể hiện được tính cá nhân. Có nghĩa là, bạn hiểu rằng vị trí này yêu cầu những gì, bạn có kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm liên quan ra sao. Đặc biệt là đừng quên kiểm tra xem có lỗi chính tả hay ngữ pháp gì không nhé!

3.3 Mẫu email follow-up sau 3-5 ngày
"Em chào anh/chị [Tên/Phòng Nhân sự],
Em là [Họ tên], đã ứng tuyển vị trí [Chức danh công việc]. Em có gửi hồ sơ vào ngày [dd/mm] và muốn xin phép follow-up để hỏi về trạng thái ứng tuyển ạ!
Nếu anh/chị cần thêm thông tin hoặc portfolio, em sẵn sàng cung cấp ngay. Em cảm ơn anh/chị và mong nhận được phản hồi. Em cảm ơn anh/chị nhiều!
Trân trọng,
[Họ tên]"

Lưu ý:

Follow-up không phải là bạn đang "giục" nhà tuyển dụng, mà là một cách nhắc lịch sự để HR không bỏ sót email của bạn, nhất là trong trường hợp họ có thể đã nhận nhiều hồ sơ ứng tuyển.

Thời gian phù hợp để follow-up sau khi đã gửi email xin việc là 3-5 ngày làm việc, hoặc sau hạn hẹn phản hồi (nếu HR có nhắc đến trong tin tuyển dụng).

Về độ dài, email follow-up chỉ cần 4-7 dòng, ngắn hơn nhiều so với email ứng tuyển,

Về nội dung, bạn chỉ cần nhắc lại mình tên là gì, nộp đơn cho vị trí nào, vào ngày bao nhiêu và lịch sự hỏi về trạng thái xử lý.

Kết bài

Viết email xin việc dành cho sinh viên sắp ra trường không khó, quan trọng là bạn cần giữ đúng 3 nguyên tắc: rõ vị trí, có bằng chứng, và dễ xử lý.

Chỉ cần một tiêu đề chuẩn chỉnh, vài dòng giới thiệu ngắn gọn, 1-2 minh chứng từ dự án/CLB/part-time và lời cảm ơn chân thành, bạn đã tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với các ứng viên khác.

Và dù bạn đang ứng tuyển cho vị trí hay lĩnh vực nào, đừng quên cá nhân hóa cả CV, cover letter và email xin việc của mình theo từng JD để tăng tỷ lệ phản hồi nhé!