Giai đoạn sắp tốt nghiệp thường là lúc bạn phải "ôm đồm" cùng lúc khá nhiều việc, ví dụ như: chạy deadline đồ án, làm việc part-time / thực tập, ôn luyện phỏng vấn, và cả tạo CV tìm việc mới.

Nghe thì giống multitasking (đa nhiệm), nhưng nếu làm sai phương pháp, bạn sẽ rơi vào trạng thái bận rộn liên tục mà không thực sự hiệu quả, chưa kể dễ gây stress, mất ngủ. Trên thực tế, multitasking không có nghĩa là làm nhiều việc một lúc, mà là biết cách sắp xếp mức độ ưu tiên để hoàn thành các tác vụ sao cho hợp lý, mà vẫn kiểm soát được năng lượng của bản thân.

Bài viết này tổng hợp 5 bí quyết multitasking phù hợp với sinh viên sắp ra trường, kèm hướng dẫn thực hành mà bạn có thể áp dụng ngay!

TIP #1: Ưu tiên 1-2 việc quan trọng nhất mỗi ngày

1. Đừng bắt đầu ngày mới bằng to-do list dài vô tận

Một sai lầm phổ biến khiến bạn đa nhiệm kém là lên danh sách với rất rất nhiều đầu việc rồi tự đặt áp lực cho mình phải làm xong hết.

Thay vào đó, hãy chọn ra 1-2 việc quan trọng nhất của ngày hôm đó và gắn với mục tiêu lớn, ví dụ như: tốt nghiệp đúng hạn, apply công việc mới, hoàn thành 1 dự án còn đang dang dở, hay thậm chí là nghỉ ngơi cho lại sức.

Khi bạn có ít ưu tiên hơn, bạn sẽ làm việc "sâu" hơn và cũng ít bị phân tâm hơn.

2. "Gắn thẻ" mức độ ưu tiên cho từng việc

Nếu bạn không biết task nào cần được ưu tiên, hãy tự xác định bằng cách gắn thẻ cho từng mức độ:

• Mức độ 1: Quan trọng & Gấp

• Mức độ 2: Quan trọng nhưng chưa gấp

• Mức độ 3: Gấp nhưng không quan trọng

• Mức độ 4: Không gấp & không quan trọng

Các bạn sinh viên thường rơi vào nhóm (3) do hay nhận được tin nhắn báo việc, có nhiều task lặt vặt, làm qua loa cho xong,...

Bạn chỉ cần dành ra 3-5 phút mỗi sáng hoặc tối hôm trước để xác định các việc quan trọng cho ngày tới là sẽ cảm thấy "thảnh thơi" ngay!

TIP 2: Gom việc theo từng nhóm thay vì chuyển task liên tục

1. Nhóm task theo "Năng lượng"

Tuỳ vào từng đầu việc mà bạn sẽ cần dùng đến nhiều năng lượng hay ít. Và cũng tuỳ từng người mà thời gian tốt nhất trong ngày để tập trung làm việc cũng là khác nhau.

Giả dụ như, nhiều người thường chọn buổi sáng để làm những task "khó nhằn" nhất (ví dụ: viết bài, ôn thi, chuẩn bị cho buổi phỏng vấn,...); rồi buổi chiều sẽ dành cho những việc "chill" hơn như: check email, chỉnh sửa slide,...

Đây là cách multitasking vô cùng hiệu quả, giúp cho các bạn sinh viên tuy bận rộn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng học tập của bản thân.

2. Nhóm task theo "Dự án"

Nếu bạn đang vừa làm đồ án tốt nghiệp, vừa ứng tuyển việc làm mới, vừa phải đi thực tập, hãy thử phân chia task theo từng ngày cố định trong tuần thay vì mỗi ngày làm 1 chút của từng task, ví dụ:

• Thứ hai: tập trung làm đồ án.

• Thứ tư: ôn thi tốt nghiệp & luyện tiếng Anh.

• Thứ ba & thứ năm: tìm việc, nghiên cứu về công ty, gửi CV & email xin việc.

• Cuối tuần: xử lý các task nhỏ còn tồn đọng.

Phương pháp này giúp não không phải lưu trữ và duy trì quá nhiều ngữ cảnh trong cùng một khoảng thời gian ngắn. Và khi làm việc trên máy tính thì cũng đồng nghĩa với việc các tab bạn đang mở có liên quan tới nhau, như vậy cũng dễ tìm kiếm thông tin và hoàn thành công việc nhanh hơn.

TIP #3: Áp dụng time-blocking (chia thời gian theo khung).

1. Chọn nhịp làm việc phù hợp: 25/5 hoặc 50/10

Thay vì ngồi hàng giờ đồng hồ rồi cảm thấy bắt đầu đuối, bạn hãy chia thời gian thành các khoảng ngắn để dễ tập trung cũng như duy trì năng lượng cho mình.

Nếu là người hay dễ mất tập trung, làm 25 phút - nghỉ 5 phút sẽ khá phù hợp, vì mục tiêu chỉ là tập trung ngắn hạn. Còn nếu bạn cần làm những task "khó nhắn" thì làm 50 phút - nghỉ 10 phút lại giúp bạn suy nghĩ sâu hơn mà vẫn không quá mệt.

Điều quan trọng nhất là trong khoảng thời gian làm này, bạn chỉ nên làm đúng một việc. Bạn sẽ nhận thấy mình đã xử lý xong được nhiều việc trong ngày mà vẫn có cảm giác kiểm soát tốt mọi thứ đấy!

2. Chừa khoảng trống 10-15 phút giữa các việc

Một trong những lý do phổ biến khiến bạn dễ bị "vỡ kế hoạch" là do sắp xếp lịch quá sát: việc này chưa kết thúc nhưng đã là giờ làm sang việc khác.

Do đó, chỉ cần một task trễ vài phút do yếu tố khách quan như: kẹt xe, cuộc họp kéo dài hơn dự kiến... là những task sau đó cũng sẽ bị ảnh hưởng theo. Không ít bạn trong trường hợp này trở nên cuống, stress và mất động lực.

Vì vậy, hãy chừa ra 10-15 phút trống giữa các khung giờ để đề phòng các tình huống không như mong đợi, hay đơn giản là chỉ để nghỉ giải lao.

TIP #4: Tránh các yếu tố dễ gây phân tán tư tưởng

1. Để điện thoại ở chế độ "Không làm phiền"

Thông báo điện thoại là "kẻ thù" số một của sự tập trung. Đơn giản nhất là hãy để điện thoại ở chế độ "Không làm phiền" trừ khi có cuộc gọi đến.

Còn nếu bạn muốn tuỳ chỉnh thông báo thì không cần tắt hết mọi thứ, mà chỉ cần ẩn hoặc hạn chế những app gây nhiễu nhất như: mạng xã hội, group chat không liên quan, app mua sắm...

Khi không bị liên tục phân tán tư tưởng, bạn sẽ cảm thấy mình hoàn thành mọi việc nhanh hơn - đây là bí quyết multitasking đơn giản, hiệu quả, ai cũng biết nhưng không phải ai cũng thực hiện được.

2. Giới hạn tab (cửa sổ) khi làm việc trên máy tính

Có thể chưa có nhiều người nói với bạn điều này: mở càng nhiều tab thì càng làm cho bạn stress hơn.

Thay vào đó, hãy đóng những tab đã xem xong không còn dùng đến và chỉ để hiển thị những tab thật sự cần thiết. Cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm, truy cập lại thông tin; từ đó làm xong các đầu việc đề ra nhanh hơn đấy!

TIP #5: Nghỉ ngơi để không dẫn đến kiệt sức

1. Nghỉ giải lao đúng cách: đứng dậy, uống nước, nhìn xa 20 giây

Một số bạn cho rằng tạm nghỉ giữa giờ có nghĩa là "nghịch" điện thoại vài phút để chơi game hoặc lướt mạng xã hội. Tuy nhiên thì trên thực tế, hành động này luôn kéo dài hơn vài phút do rất khó để dừng lại ngay.

Cách "xả hơi" hiệu quả là đổi trạng thái cơ thể, tức là bạn cần đứng dậy, thư giãn cổ vai gáy, uống nước, nhìn xa 20 giây cho mắt nghỉ ngơi sau khi đã làm việc một thời gian dài trên máy tính. Hoặc, bạn cũng có thể đi bộ 3-5 phút để thay đổi không gian, duy trì tinh thần phấn chấn.

2. Biết lúc nào "không nên" đa nhiệm

Có những đầu việc không nên làm song song cùng lúc với nhau vì đòi hỏi sự tập trung cao độ, nghiên cứu nhiều và tư duy phức tạp, ví dụ như: làm đồ án tốt nghiệp, tập luyện trả lời phỏng vấn, hoặc ôn thi ngoại ngữ.

Khi đến lúc phải làm các task này, hãy ưu tiên cho một task duy nhất trong một khoảng thời gian cố định (60-90 phút). Như vậy, bạn vừa có thể đảm bảo chất lượng công việc, vừa tiết kiệm được tổng thời gian hoàn thành các việc cần thiết.

-

Kết luận

Nếu bạn đang bận rộn với đồ án, thực tập và xin việc, kỹ năng multitasking hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành được to-do- list của mình mà vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra tốt.

Bạn không cần phải làm 10 việc cùng một lúc, mà chỉ cần biết cách sắp xếp và chọn "làm đúng việc, đúng thời điểm, đúng nhịp độ". Lúc này, bạn sẽ thấy đỡ stress hơn rất nhiều đấy!